Quy định chụp ảnh khi công chứng giúp hạn chế rủi ro, giả mạo

Quy định thiết thực

Điều 46 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng đã quy định cụ thể hơn về việc chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng.

Theo đó, ảnh chụp phải đáp ứng các yêu cầu: 1. Nhận diện được người ký văn bản công chứng và công chứng viên thực hiện việc công chứng. 2. Rõ ràng, sắc nét, không dễ bay màu hoặc phai mực; không được cắt ghép, chỉnh sửa, thêm, bớt chi tiết hoặc bối cảnh. 3. Được in màu hoặc đen trắng trên giấy A4; trường hợp sử dụng giấy in ảnh chuyên dụng thì kích thước ảnh tối thiểu là 13cm x 18cm... Trường hợp việc điểm chỉ được thực hiện thay cho việc ký thì ảnh chụp công chứng viên chứng kiến việc điểm chỉ cũng được thực hiện theo quy định này. Nghị định cũng quy định, trường hợp người yêu cầu công chứng và công chứng viên thấy cần thiết thì có thể quay phim quá trình diễn ra việc các bên tham gia giao dịch ký văn bản công chứng.

Người dân chụp ảnh với công chứng viên khi đi công chứng tại Văn phòng Công chứng Lạc Việt.

Qua gần 3 tháng thực hiện, trao đổi với chúng tôi, ông Bùi Huy Cường, công chứng viên Văn phòng công chứng Lạc Việt (49 đường Văn Cao, phường Ngọc Hà, TP Hà Nội) cho biết: “Hầu hết công chứng viên đều đồng tình với việc chụp ảnh và coi đó như một nghiệp vụ cần thiết để bảo vệ chính họ và khách hàng. Bởi vì ảnh chụp khi công chứng sẽ trực tiếp giúp xác nhận đúng người, thời gian, địa điểm, góp phần giảm nguy cơ giả mạo chữ ký hoặc hồ sơ không chính chủ. Những trường hợp mạo danh chủ sở hữu khi thực hiện giao dịch thường ngại chụp ảnh hoặc xuất hiện trong khung hình với công chứng viên. Khi thấy bất thường, công chứng viên sẽ rà soát lại hồ sơ và cẩn trọng hơn để tránh bị lợi dụng. Hình ảnh lưu trữ cũng giúp phòng ngừa khi một bên tham gia giao dịch sau đó lại nói rằng họ không ký vào văn bản đó, không có mặt tại thời điểm công chứng hoặc có người giả mạo họ để ký vào văn bản”.

Quá trình công chứng, khi được yêu cầu chụp ảnh, cũng có người chưa hiểu do không muốn hình ảnh của mình đang giao dịch bị người khác biết hoặc thông tin cá nhân bị lộ ra ngoài. “Tuy nhiên, sau khi được giải thích kỹ về các lợi ích của việc chụp hình và đây là quy định mới của pháp luật, không phải yêu cầu tùy tiện, tổ chức, cá nhân hoạt động nghề nghiệp phải bảo đảm tính bảo mật thì mọi người đều yên tâm thực hiện”, ông Bùi Huy Cường cho biết thêm.

Đôi điều kiến nghị

Ông Nguyễn Đức Thịnh, Trưởng văn phòng Công chứng Nguyễn Đức Thịnh (số 12, ngõ 168 Nguyễn Khánh Toàn, phường Cầu Giấy, TP Hà Nội) cho biết, đây là một bước tiến mới trong quy định pháp luật vì nó giúp tăng tính minh bạch, phòng ngừa rủi ro và hỗ trợ giải quyết tranh chấp. Việc chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng cũng sẽ chấn chỉnh được tình trạng cạnh tranh không lành mạnh trong hoạt động công chứng và tình trạng các công chứng viên không chứng kiến việc ký văn bản công chứng mà vẫn ghi lời chứng, ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng, từ đó cố ý hoặc vô ý tiếp tay cho các hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng như lừa đảo chiếm đoạt tài sản hoặc xác lập các giao dịch “ma” để trốn tránh các nghĩa vụ khác như nghĩa vụ trả nợ, nghĩa vụ thuế... 

Ông Nguyễn Đức Thịnh cũng kiến nghị: “Hiện nay, phía các tổ chức hành nghề công chứng phải từ chối công chứng cho khách hàng là những người bị tạm giam, tạm giữ, chấp hành thi hành án phạt tù hay những người đang làm nhiệm vụ tại các cơ quan như Công an, Quân đội, vì không thể có hình ảnh để lưu trữ, do một số nơi cấm mang trang thiết bị ghi âm, ghi hình nên pháp luật cần có quy định cụ thể hơn về vấn đề này”.

Với các giao dịch là bất động sản, khoản 2 Điều 68 Luật Công chứng năm 2024 yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng phải lưu trữ hồ sơ tại trụ sở trong thời hạn ít nhất 30 năm, kể từ ngày văn bản công chứng có hiệu lực. Các giao dịch khác thì ít nhất 10 năm. Do ảnh chụp cùng công chứng viên đã được công nhận là một phần của hồ sơ công chứng nên cũng có thời hạn lưu trữ tương ứng.

Ông Trần Quốc Khánh, Trưởng văn phòng Công chứng Lạc Việt (49 đường Văn Cao, phường Ngọc Hà, TP Hà Nội) kiến nghị: “Việc lưu trữ hàng nghìn bức ảnh, thậm chí hàng chục nghìn bức ảnh cùng với hồ sơ đòi hỏi dung lượng lớn và hệ thống bảo mật cao để tránh rò rỉ thông tin. Ngoài ra, việc bảo trì, duy trì hệ thống cũng khá tốn kém. Các chủ văn phòng công chứng mong muốn Nhà nước có quy định cụ thể và rõ ràng hơn về việc này, có thể cung cấp các phần mềm quản lý hồ sơ công chứng tích hợp chức năng chụp ảnh, đồng bộ hóa dữ liệu để việc lưu trữ được an toàn và hiệu quả hơn”.

Bài và ảnh: HÀ PHƯƠNG